In gesprek met een projectleider kwam een activiteit ter sprake die ze recent had georganiseerd. Een middag waarop begeleiders kennis kunnen maken met de mogelijkheden van zorgtechnologie. De middag was goed bezocht door begeleiders. Het hoger management en de staf schitterden echter door afwezigheid. Terwijl… Juist zij hadden haar gevraagd om deze activiteit te organiseren!
Samen hebben we verkend wat er gebeurt was.
Ze had de opdracht met plezier aangenomen en was enthousiast aan de slag gegaan om de middag te organiseren. Een enkele keer was het in gesprek met de opdrachtgever of een stafmedewerker ter sprake gekomen, waarbij ze te horen kreeg dat haar enthousiasme en inzet werd gewaardeerd. Alle vertrouwen in de projectleider om de klus te klaren.
De projectleider had inderdaad al het vertrouwen gekregen. Om het probleem van de opdrachtgever op te lossen. Maar beiden hadden verzuimd om expliciet te zijn over de rol en verwachtingen van de ander en om samen met het bredere vraagstuk aan de slag te gaan. Te snel was van start gegaan met een pragmatische aanpak.
De projectleider had de opdrachtgever actief bij de dag kunnen en moeten betrekken. Stond het in de agenda? Wat was de rol en verwachte bijdrage van de opdrachtgever op de dag zelf? Welk onderdeel van het programma wordt door de opdrachtgever ingevuld en wat is daarvoor nodig? En … Wat is het vervolg op deze activiteit?
De opdrachtgever had de projectleider kunnen betrekken bij de bovenliggende opgave: meer inzet van technologie in de zorg. Wie zijn er nog meer bij dit thema betrokken vanuit de verschillende (staf)afdelingen? Is er een werkgroep en een werkbaar proces waarmee de werkgroep samen dit thema op de kaart kan zetten? Zodat een activiteit als deze logisch benoemt kan worden bij andere inspanningen.
Vanuit onze verkenning is de projectleider met de opdrachtgever in gesprek gegaan. Er zijn meer lijnen uitgezet naar anderen in de organisatie om een vervolg te geven aan de middag. En een volgende keer pakken ze het beiden anders aan.